Automatisierung mit KI

In den meisten Betrieben gibt es eine Handvoll Aufgaben, die jede Woche wiederkehren und niemandem Freude machen: dieselben Fragen am Telefon beantworten, Zahlen aus einer Mail in ein Angebot übertragen, Stundenzettel abtippen, Rechnungen aus Positionen zusammensetzen. Das sind keine Denkaufgaben, das ist Übertragungsarbeit. Und genau die lässt sich abgeben.

Automatisiert wird nur, was wirklich Zeit spart und zuverlässig funktioniert. Ein Ablauf, den man hinterher jedes Mal kontrollieren muss, hat nichts gewonnen. Deshalb steht am Anfang nicht die Technik, sondern die Frage: Was kostet dich jede Woche am meisten Zeit?

Und eine Einschränkung, die ich lieber vorher sage als hinterher: Nicht alles gehört automatisiert. Wo Urteilsvermögen, Verhandlung oder Verantwortung im Spiel sind, bleibt der Mensch am Zug. KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Wie ich damit umgehe, steht unter KI-Transparenz.

KI-Chatbots für wiederkehrende Fragen

Öffnungszeiten, Einsatzgebiet, Ablauf einer Anfrage, was ein Service kostet: dieselben Fragen, jeden Tag. Ein Chatbot beantwortet sie rund um die Uhr aus deinen eigenen Angaben und nimmt Anfragen strukturiert entgegen, statt nur auf ein Kontaktformular zu verweisen. Wichtig dabei: Er erfindet nichts, sondern antwortet aus dem, was du hinterlegt hast.

Kalkulatoren und Konfiguratoren

Wer wissen will, was etwas ungefähr kostet, springt ab, wenn die Antwort „auf Anfrage“ lautet. Ein Kalkulator auf deiner Website gibt sofort eine Orientierung und liefert dir im Gegenzug eine Anfrage, die bereits alle Angaben enthält, die du für ein Angebot brauchst. Das ersetzt kein Angebot, aber es sortiert vor.

Angebote und Rechnungen

Aus einer Anfrage wird ein Angebot, aus dem Angebot eine Rechnung, meist mit denselben Zahlen, dreimal abgetippt. Diese Kette lässt sich verbinden, sodass Positionen und Adressdaten einmal erfasst und dann durchgereicht werden. Weniger Handarbeit, und vor allem weniger Übertragungsfehler.

Dokumente und Belege

Lieferscheine, Stundenzettel, Belege: einlesen, die relevanten Angaben herausziehen, an der richtigen Stelle ablegen. Statt einer Ablage, die aus einem Ordner voller Fotos besteht.

Schnittstellen zwischen Programmen

Oft liegt das Problem nicht in einem Programm, sondern zwischen zweien: Daten, die von Hand hin- und herwandern, weil die Systeme nicht miteinander sprechen. Wo es Schnittstellen gibt, lassen sie sich verbinden.

Automatisierung ohne neue Website

Jede Automatisierung lässt sich einzeln umsetzen, unabhängig von einem Website-Projekt. Wenn deine Seite bleibt, wie sie ist, geht das genauso.

1. Ablauf anschauen

   Wir gehen gemeinsam durch, was jede Woche wiederkehrt, wie lange es dauert und wo es hakt. Meistens fällt dabei schon auf, dass zwei Schritte überflüssig sind, unabhängig von jeder Technik.

2. Einen Ablauf auswählen

   Nicht alles auf einmal. Wir nehmen den Vorgang mit dem besten Verhältnis aus gesparter Zeit und Aufwand, damit du früh siehst, ob sich das für dich rechnet.

3. Bauen und testen

   Die Automatisierung entsteht zugeschnitten auf deinen Ablauf und läuft erst einmal parallel zum bisherigen Weg. So fällt auf, wenn etwas nicht stimmt, bevor es zählt.

4. Übergeben

   Du bekommst eine Einweisung und eine Beschreibung, was im Hintergrund passiert. Es soll nachvollziehbar bleiben, auch wenn ich nicht danebenstehe.

5. Nachschärfen oder erweitern

   Nach einigen Wochen im echten Betrieb zeigt sich, was noch fehlt. Dann wird nachgebessert oder der nächste Ablauf angegangen.

Eine Automatisierung lohnt sich, wenn sie mehr Zeit spart, als sie kostet. Das lässt sich vorher überschlagen. Zwei Stunden pro Woche sind über ein Jahr rund hundert Stunden. Rechne das gegen deinen eigenen Stundensatz, und du hast die Antwort, ob sich ein Projekt trägt.

Deshalb steht am Anfang immer die Frage, wie oft ein Ablauf vorkommt und wie lange er dauert. Wenn die Rechnung nicht aufgeht, sage ich das. Auch wenn es bedeutet, dass es keinen Auftrag gibt.

Abgerechnet wird zum Festpreis pro Automatisierung. Laufende Kosten entstehen nur dort, wo externe KI-Dienste im Spiel sind; die sind nutzungsabhängig und werden vorher benannt, nicht hinterher.

Was kostet eine KI-Automatisierung?

Das hängt vom Ablauf ab und wird zum Festpreis kalkuliert. Entscheidender als der Preis ist die Rechnung dahinter: Wie viele Stunden im Jahr spart der Ablauf? Wenn diese Rechnung nicht aufgeht, sage ich es, bevor etwas gebaut wird.

Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb überhaupt?

Oft gerade dort. In kleinen Betrieben macht die Büroarbeit meist jemand nebenher, der eigentlich für etwas anderes gebraucht wird. Zwei gesparte Stunden pro Woche fallen da stärker ins Gewicht als in einer Abteilung mit fünf Leuten.

Müssen meine Daten dafür an eine KI geschickt werden?

Kommt auf die Aufgabe an. Vieles läuft ganz ohne KI. Reine Übertragungsarbeit zwischen Programmen braucht kein Sprachmodell. Wo tatsächlich KI im Spiel ist, klären wir vorher, welche Daten wohin gehen, und wählen die Dienste danach aus. Was mit Daten passiert, steht unter KI-Transparenz.

Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?

Deshalb läuft jede Automatisierung anfangs parallel zum bisherigen Weg, und deshalb bauen wir sie so, dass Zwischenergebnisse sichtbar bleiben. Bei allem, was nach außen geht, also Angeboten und Rechnungen, bleibt ein Freigabeschritt bei dir. Automatisch heißt vorbereitet, nicht unbeaufsichtigt.

Muss ein KI-Chatbot gekennzeichnet werden?

Ja. Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der europäischen KI-Verordnung, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Jeder Chatbot, den ich baue, weist deshalb von sich aus darauf hin. Das ist eingebaut und kostet nichts extra. Wo KI Texte oder Bilder erzeugt, die veröffentlicht werden, klären wir die Kennzeichnung vor dem Livegang. Mehr dazu unter KI-Transparenz.

Brauche ich dafür eine neue Website?

Nein. Chatbots und Kalkulatoren lassen sich in bestehende Seiten einbinden, und Abläufe im Büro haben mit der Website ohnehin nichts zu tun.

Ich nutze schon eine Branchensoftware, geht das zusammen?

Meistens ja, sofern die Software eine Schnittstelle anbietet. Das prüfe ich vorab, bevor irgendetwas zugesagt wird. Wo es keine Schnittstelle gibt, gibt es oft trotzdem einen Weg, nur selten einen eleganten. Und dann sage ich das auch.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Eine einzelne, klar umrissene Automatisierung ist deutlich schneller fertig als ein Website-Projekt. Einen konkreten Zeitrahmen bekommst du, sobald wir den Ablauf angeschaut haben. Vorher wäre es geraten.